Meetings stehen für viele Menschen regelmäßig auf der Tagesordnung: Meist weitaus mehr als einmal die Woche versammelt sich dann der Kollegenkreis im gemeinsamen Versammlungsraum oder trifft sich im Online-Chatroom, um sich auszutauschen und eigentlich wichtige Themen zu erörtern. Aber kaum geht es los, driftet die Aufmerksamkeit der Teilnehmer bereits ab: Die Zeit schleicht nur so dahin, während der Vorgesetzte erst mit dem Beamer kämpft und sich dann in eine Diskussion mit einem Kollegen verliert.

Wenn das Meeting dann vorbei ist, kehren die Mitarbeiter mit diesem unangenehmen Gefühl zum Arbeitsplatz zurück, ihre Zeit verschwendet zu haben. Viele Menschen kennen genau diese Situation aus eigener Erfahrung gut – und einige wissen auch: So muss das nicht laufen. Sowohl Teilnehmer als auch die Leiter eines Meetings können mit einigen wenigen Tricks und Kniffen dazu beitragen, dass die gemeinsame Zeit auch eine produktive Zeit wird.

Wie Teilnehmer zu einem produktiven Meeting beitragen können

Zuallererst sollte man das eigene Bild von einem Meeting überdenken: Wer mit der Einladung zum Meeting direkt den Gedanken verknüpft, sich eine halbe Stunde zurücklehnen und in Tagträumereien versinken zu können, wird nur selten ein produktives Meeting erleben. Stattdessen ist es viel sinnvoller, sich im Vorfeld genau zu überlegen, was man selbst vom kommenden Treffen erwartet und welche Punkte man selbst ansprechen möchte. Eine innere Leitfrage für diese Vorbereitungsphase könnte lauten: Wie kann ich die Gelegenheit, dass alle meine Kollegen in einem Raum versammelt sind, bestmöglich nutzen?

produktiv im Meeting arbeiten

Trotz dieser Vorbereitung kann ein Meeting dröge und zäh sein. Gerade dann ist es wichtig, sich während der Besprechung zur Konzentration zur ermahnen und nicht gedanklich abzudriften. Denn je weiter man sich vom Meeting, das gerade abläuft, mit Träumereien entfernt, desto schwerer wird es fallen, noch einmal die Aufmerksamkeit neu aufzubauen. Gleichzeitig dürfen sich Teilnehmer auch gerne dazu aufgefordert fühlen, die Initiative zu ergreifen und ein zäh geratenes Meeting mit einer gezielten Nachfrage zu beschleunigen – oder einfach ganz deutlich darauf aufmerksam zu machen, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer verloren geht.

Hat man selbst versehentlich die Dynamik eines Meetings mit einer Nachfrage sabotiert, die nun der Meeting-Leiter viel zu lang und ausufernd beantwortet, ist ebenfalls die Initiative der Teilnehmer gefragt: Eine kurze, freundliche Wortmeldung, die darauf aufmerksam macht, dass manche Dinge besser zu zweit direkt nach dem Meeting besprochen werden sollten, hilft hier oft schon Wunder.

So können Vorgesetzte ihre Meetings produktiver gestalten

Die Hauptverantwortung dafür, dass ein Meeting produktiv verläuft und alle Teilnehmer mit einem guten Gefühl zurücklässt, trägt aber natürlich der Organisator eines solchen Zusammenkommens. Und auch hier gilt ähnlich wie für die Teilnehmer: Gute Vorbereitung ist die halbe Miete.

So sollte sich der Meeting-Leiter bereits im Vorfeld ganz genau überlegen, was er in dem Meeting ansprechen möchte, ohne den vorgegeben Zeitrahmen zu überschreiten. Wenn das geschehen ist, empfiehlt es sich, zumindest Eckpunkte des kommenden Meetings bereits vorab an die Teilnehmer zu schicken. Damit bekommen die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich mental auf das Meeting einzustellen und gegebenenfalls eigene Fragen oder Beiträge vorzubereiten. Auch die Präsentation, die idealerweise das Meeting begleitet, sollte gut vorbereitet sein, auf unnötige Beschreibungstexte verzichten und sich vor allem auf Bilder, Grafiken und leicht verständliche Diagramme beschränken. Kaum etwas ist für die Teilnehmer langweiliger und anstrengender, als sich durch dicht beschriebene Folien mit viel zu vielen Informationen zu arbeiten, während gleichzeitig jemand laut zu ihnen spricht.

Und noch ein weiterer Punkt kann bereits im Vorfeld des eigentlichen Meetings abgehakt werden, der gerne einmal vergessen oder unterschätzt wird: Die Technik. Nichts ist ärgerlicher, als wenn die gute Laune der Kollegen innerhalb von Sekunden in Langeweile und Frustration verwandelt wird, weil der Beamer nicht funktioniert oder der Laptop-Akku leer ist.

Im Meeting selbst sollten Nachfragen der Kollegen zugelassen werden, aber: Kurze und knackige Antworten sind Trumpf, lange Diskussionen sollten dagegen lieber auf ein Vieraugen-Gespräch im Anschluss verlegt werden.

Schlussendlich ist es immer eine gute Idee, in den letzten fünf Minuten noch einmal die wichtigsten Punkte des Meetings zusammenzufassen und Raum für weitere Fragen zu lassen. So fühlen sich die Teilnehmer angesprochen und bekommen noch einmal vor Augen geführt, was alles in dem Meeting erreicht wurde. Trotz all dieser Tipps ist es aber immer auch sinnvoll, sich ganz grundsätzlich vor jeder Meeting-Einladung zu überlegen: Muss ich für das, was ich erzählen möchte, wirklich meine Kollegen von ihrer Arbeit abhalten? Denn häufiger, als man selbst glaubt, genügt auch die gute, alte Rundmail.

Was muss ich als Berufseinsteiger beachten?

Was muss ich als Berufseinsteiger beachten? Wer neu im Arbeitsleben ist, hat eine Menge zu bedenken. Worauf es ankommt, haben wir in unserem Beitrag zusammengefasst....
Weiterlesen

Rehiring – zurück zum alten Unternehmen

Rehiring: Es hat gewisse Vorteile, zum alten Job zurückzukehren. Doch warum sollte ich zu meinem alten Arbeitgeber zurückkehren? Was sind die Vorteile des Neuanfangs beim...
Weiterlesen

10 wichtige Finanztipps für Gründer

Bei der Gründung eines eigenen Unternehmen gibt es für Gründer viele neue Herausforderungen, wie die finanzielle Situation. Nachfolgend daher ein paar wichtige Finanztipps, um dir...
Weiterlesen

10 nützliche Tipps für Berufseinsteiger 

Der Berufseinstieg ist nicht immer einfach und hat viele Hürden. Hier findest du 10 nützliche Tipps für Berufseinsteiger....
Weiterlesen
LV 1871
Versicherungen

Was bedeutet Niedrigzins?

Für Ersparnisse auf einem Bankkonto und bei Anleihen werden aktuell jedoch kaum noch oder gar keine Zinsen mehr vergütet. Man spricht deswegen von einer Niedrigzins-...
Mehr erfahren
weitere Artikel laden...
Ihre Anmeldung konnte nicht gespeichert werden. Bitte versuchen Sie es erneut.
Ihre Anmeldung war erfolgreich.

Newsletter alle 14 Tage

Werden Sie Teil der Community

 Ja, ich möchte den Vorsorgeweitblick-Newsletter mit den aktuellsten Beiträgen und ausgewählten Produktinformationen der LV 1871 kostenfrei und jederzeit widerruflich abonnieren. Ich bin damit einverstanden, dass meine Daten zum Zwecke der Newsletterversendung und zur Analyse meines Nutzerverhaltens verarbeitet werden. Die Hinweise zum Datenschutz habe ich zur Kenntnis genommen. (*Pflichtfelder) 

Wir verwenden Sendinblue als unsere Marketing-Plattform. Wenn Sie das Formular ausfüllen und absenden, bestätigen Sie, dass die von Ihnen angegebenen Informationen an Sendinblue zur Bearbeitung gemäß den Nutzungsbedingungen übertragen werden.

Welche Versicherungen in der Ausbildung brauchen Azubis?

Welche Versicherungen brauchen Azubis in der Ausbildung? Es gibt eine Menge zu beachten. Ein Überblick für die beste Vorbereitung für die bevorstehende Ausbildung....
Weiterlesen

Geld in der Beziehung – mit dem Partner über Geld sprechen

Geld in der Beziehung: Es ist wichtig, mit dem Partner über Geld zu sprechen. So kann man unnötige Konflikte vermeiden. Was ihr dabei beachten solltet,...
Weiterlesen

Mindesthaltbarkeitsdatum – ab wann sind Lebensmittel wirklich schlecht?

Sehr viele Lebensmittel sind nicht exakt an dem Tag, an dem sie ablaufen, nicht mehr genießbar. Es heißt nämlich: MINDESTENS haltbar bis, nicht tödlich ab....
Weiterlesen

Was muss ich als Berufseinsteiger beachten?

Was muss ich als Berufseinsteiger beachten? Wer neu im Arbeitsleben ist, hat eine Menge zu bedenken. Worauf es ankommt, haben wir in unserem Beitrag zusammengefasst....
Weiterlesen

Unverpackt-Laden – ohne Plastik einkaufen

Unverpackt-Laden: immer mehr geht die Tendenz in eine plastikfreie Richtung. Unverpackt-Läden helfen dabei, der Umwelt etwas Gutes zu tun. Alles rund um das Thema im...
Weiterlesen
weitere Artikel laden...