Aus aktuellem Anlass befinden sich momentan viele Menschen im Home Office. Wer es bisher gewohnt war, im Büro und im physischen Team zu arbeiten, für den kann die neue Situation schnell zu einer Herausforderung werden.

Nicht zuletzt gibt es zu Hause außerdem verschiedene Quellen der Ablenkung. Darüber hinaus sind eine richtige Vorbereitung und Selbstdisziplin gefragt – das gilt sowohl für die Arbeits- als auch die Freizeit. Wer ein paar Tipps beherzigt, kann auch im Home Office produktiv sein.

Absprachen mit dem Arbeitgeber

Die derzeitige Situation ermöglicht es nicht immer, den Gang ins Home Office ausreichend zu planen, denn häufig ist die Maßnahme relativ spontan. Damit die Fortsetzung des Arbeitsalltags in den eigenen vier Wänden aber reibungslos funktioniert, sollten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer zuvor über bestimmte Punkte abstimmen. Dazu gehört unter anderem, die Arten der Kommunikation mit den Kollegen festzulegen und die verwendete Technik wie beispielsweise Clouds oder Chatfunktionen zu definieren.

Die richtige Technik

Ein erfolgreicher Arbeitstag zu Hause ist nur mit der entsprechenden Technik umzusetzen. Nicht jeder Arbeitnehmer verfügt beispielsweise über einen Laptop mit der erforderlichen Ausstattung. Bisher werden technische Geräte in Unternehmen vor allem nach Status vergeben, das ist allerdings gerade in den momentanen Zeiten kontraproduktiv.

Wo Bedarf besteht, sollte der Arbeitgeber seine Mitarbeiter mit den nötigen Geräten und Programmen ausstatten. Darüber hinaus muss auch die Internetverbindung des Arbeitnehmers gewährleistet und zuverlässig sein.

Ausstattung des Arbeitsplatzes 

Die Einrichtung des Home Office endet nicht bei der Technik. Ebenso nötig ist das richtige Mobiliar, unter anderem ein höhenverstellbarer Bürostuhl und ein passender Schreibtisch. Darüber hinaus sollte die Beleuchtung stimmen und der Bildschirm richtig positioniert sein. Die Blickrichtung sollte von oben nach unten erfolgen.

Wer viel Technik auch zur Kommunikation nutzt, sollte zum einen darauf achten, dass kein Hall entsteht und zum anderen einen angemessenen Hintergrund für Videokonferenzen gestalten.

Ort des Arbeitens

Zum Home Office gehört auch, dass man sich tatsächlich ein Büro schafft und nicht vom Bett oder der Couch aus arbeitet. Wenn möglich sollte man hierfür einen eigenen Raum vorsehen, definitiv sollte aber eine Ecke eines Raumes ausschließlich für das Arbeiten definiert werden.

Abtrennen lässt sie sich beispielsweise mit einem Raumteiler oder einer Stellwand. Das hilft, Arbeit und Freizeit voneinander zu trennen und nicht an den Orten zu arbeiten, an denen man es gewohnt ist zu entspannen. Gleichzeitig hilft ein eindeutig eingerichteter Arbeitsplatz, die Disziplin und Arbeitsmoral aufrechtzuerhalten und Ablenkungen zu vermeiden.

Ablauf des Arbeitstages

Obwohl das Home Office eine gute Möglichkeit ist, den Arbeitsalltag stärker an seinen eigenen Biorhythmus und familiäre Verpflichtungen anzupassen, sollte man so weit wie möglich die Strukturen seines bisherigen Arbeitsablaufs beibehalten. Dazu gehört, den Arbeitstag immer zur selben Uhrzeit zu beginnen.

Es hilft außerdem, sich vor dem Arbeiten entsprechend zu kleiden und nicht im Pyjama zu beginnen. Darüber hinaus sollte man nach wie vor eine Mittagspause zu denselben Zeiten einhalten und seinen Arbeitstag zur selben Uhrzeit beenden. Diese Strukturen helfen, das produktive Arbeiten auch über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten. Generell sollte man dokumentieren, wie viele Stunden man pro Tag gearbeitet hat.

Kommunikation mit den Kollegen

Für viele Projekte und Arbeitsabläufe ist eine ausreichende Kommunikation mit den Kollegen beziehungsweise Vorgesetzten erforderlich. Zuvor sollte man sich daher auf eine entsprechende Technik einigen.

Auch die Erreichbarkeit spielt hierbei eine Rolle. Entscheidend bei diesem Punkt ist auch der soziale Faktor: Im Büro wird sich auch nicht ausschließlich über die Arbeit ausgetauscht, sondern auch mal in der Kaffeeküche über den letzten Urlaub. Smalltalk wie dieser kann und sollte auch bei der Fernkommunikation einfließen. Das stärkt den Teamgeist über die Distanz hinweg und festigt Vertrauen.

Zeitliche Vorgaben zum Home Office

Obwohl niemand voraussehen kann, wie lange das Home Office akut erforderlich sein wird, sollten Abläufe in festen Zeitabschnitten geplant werden. Beispielsweise kann man sich zunächst einen Zeitraum von zwei oder drei Wochen vornehmen. Das ist vor allem vorteilhaft für diejenigen Arbeitsschritte, die nur offline durchgeführt werden können und einer entsprechenden Planung bedürfen.

Bedürfnisse an den Arbeitgeber kommunizieren

Wer nicht konsequent seine Feierabend- und Wochenendzeiten einhält, läuft Gefahr, vermehrt in Arbeitsabläufe eingespannt zu werden. Auch sollte man Vereinbarungen bezüglich der Erreichbarkeit treffen.

Wer ständig auf Anrufe und Mails reagiert, arbeitet weniger produktiv, auch wenn das Gefühl, immer erreichbar sein zu müssen, sich schnell automatisch einstellt, weil man Präsenz zeigen will. Es sollte daher zusammen mit dem Arbeitgeber eine Balance gefunden werden.

Zeitliche Abgrenzungen an die Familie kommunizieren

Ähnliches gilt für Familienmitglieder. Nur weil man bis auf weiteres zu Hause arbeitet, bedeutet das nicht, dass man ständig ansprechbar ist.

Man sollte der Familie und auch Freunden gegenüber deutlich machen, dass es wichtig ist, seine geplanten Arbeitszeiten einzuhalten. Das gilt auch für Anrufe und Chats. Ansonsten droht zu viel Ablenkung und die Selbstdisziplin leidet.

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