Tipps zum Changemanagement – so geht man mit Veränderungen im Unternehmen um

Im heutigen Zeitalter der Digitalisierung, Internationalisierung und vermehrten Vernetzung kommt es sehr häufig zu abrupten Veränderungen, neuen Plänen und Umstrukturierungen. An diesen Wandel muss sich ein jeder von uns gewöhnen. Change Management hilft uns dabei, Anpassungsprozesse zu durchleben und uns schneller an unsere neuen Umweltbedingungen anzupassen. Doch was ist Change Management überhaupt? Wer ist von Change Management betroffen, welche Chancen und Risiken präsentieren sich uns? Das und mehr haben wir in diesem Beitrag zusammengefasst.

Definition “Change Management”

Das Change Management bezeichnet die Verwaltung von Veränderungen im Unternehmen. Durch das Aufstellen von Plänen, Zielen, Instrumenten und Kontrollinstanzen kann die Veränderung von Abläufen, Strukturen oder Strategien geregelt eingeleitet, über längere Zeit gesteuert und anschließend kontrolliert werden.

In einer stressigen Arbeitswelt, in der wir mit Joint Ventures, neuen Gruppierungen und veränderten Dynamiken leben müssen, kann Change Management uns dabei unterstützen, leichter von einem Anfangszustand hin zu einem neuen Ziel zu gelangen, ohne dabei auf größere Schwierigkeiten, die beispielsweise durch verschobene Hierarchien, Aufgabenfelder oder neue Ansichten ausgelöst werden, zu stoßen.

Die verschiedenen Stufen des Change Management

1. Initialisierung und Analyse: In der ersten Stufe des Change Management geht es darum, gemeinsam Schwachstellen, Risiken und Aufgabenfelder, sowie den allgemeinen Ist-Zustand des Unternehmens zu analysieren. Auch Umweltbedingungen, wie der Markt, die Gesellschaft und die Politik werden berücksichtigt.
2. Konzipierung und Zielformulierung: In der Planungsphase werden Ziele definiert, Budget, Pläne und Prozesse neu strukturiert und optimiert. Durch Moderation kann das Unternehmen dabei unterstützt werden, zu erkennen, woran es noch arbeiten muss.
3. Training und Mobilisierung: Durch das Training von Mitarbeitern kann sichergestellt werden, dass alle auf die Umstrukturierung vorbereitet sind und sich mit ihren neuen Aufgaben auskennen. Es soll so Bereitschaft für den Wandel geschaffen werden.
4. Umsetzung: In der Phase der Umsetzung werden alle Mitarbeiter aktiv dabei unterstützt und beraten, wie sie mit Veränderungen umgehen sollten. Hier kommt Projektmanagement zum Einsatz, Erfolge werden anerkannt und der Veränderungsprozess ganz offen angesprochen. Das Top-Management stellt sicher, dass sowohl das Unternehmen als Ganzes, aber auch die einzelnen Mitarbeiter gut mit den Veränderungen umgehen.
5. Kontrolle, Bewertung und Verfestigung: Letztendlich kann durch Mitarbeitergespräche, Umfragen und Kennzahlen entschieden werden, dass der Change Management erfolgreich beendet ist. Einem schleichenden Vorankommen soll so entgegengewirkt werden, um einer Stagnation von angefangenen Projekten und Aufgaben entgegenzuwirken. Die Veränderungskultur wird so dauerhaft gefördert.

Curve of Change – auf wen wirkt sich das Change Management letztendlich aus?

Im Endeffekt sind nicht nur das Top-Management, sondern insbesondere der Mitarbeiter als einzelner Betroffen. Neue Mitarbeiter, neue Hardware oder neue Verhaltenskodexe – Change Management greift im Kleinen, also an jedem Arbeitsplatz einzeln. Diese Veränderungen werden dadurch umso deutlicher wahrgenommen.
Veränderungen werden oft von Zukunftsängsten, Risiken und Skepsis begleitet. Da jedoch Vertrauen in die Vorgesetzten ungemein wichtig ist, um gemeinsam und erfolgreich neue Umstände zu meistern, ist es sehr wichtig, dass alle an einem Strang ziehen.

Sobald Mitarbeiter mit Veränderungen konfrontiert werden, durchlaufen sie eine Reihe von Emotionen:

1. Schock:
   Die Angst vor Existenzverlust und dem Unbekannten löst zuerst einmal einen Schock aus. Pläne und Erwartungen sind unerfüllt, der Mensch steht vor der Ungewissheit.
2. Verneinung:
   Aus dem Schockzustand wird Verneinung, die Veränderung wird nicht akzeptiert. Aufgrund von Selbstüberschätzung sieht sich der einzelne Mitarbeiter nicht angesprochen und nimmt die neue Situation nicht an.
3. Verstehen:
   Nach einiger Zeit wird dem Mitarbeiter jedoch bewusst, dass auch er von den Veränderungen betroffen ist. Dies führt wiederum zu Selbstzweifeln und Unsicherheit. Ist man dieser Situation gewachsen?
4. Akzeptanz:
   Auf das Verstehen folgt nun die Akzeptanz, dass man Teil der Veränderung ist. Langsam beginnen Überlegungen, wie man sich anpassen muss, welche Routinen aufgegeben werden müssen und was trotz Veränderung gleich bleibt.
5. Ausprobieren:
   Anfangs scheint es, als ob die Veränderungen nur Misserfolge bringen. Durch neue, unbekannte Aufgaben und Konstellationen entstehen Konflikte und man begibt sich auf die Suche nach einer Problemlösung.
6. Bewusstsein:
   Nach einer gewissen Eingewöhnungsphase wird den Mitarbeitern bewusst, warum Veränderungen beschlossen wurden. Abläufe werden erleichtert, muster werden entdeckt und das anfängliche Misstrauen in die neuen Aufgaben wird durch neu erlangte Routine ersetzt.
7. Integration:
   Am Ende der Veränderungskurve hat der Mitarbeiter neue Prozesse akzeptiert, angenommen und setzt sie erfolgreich in seinem Arbeitsalltag um. Die Veränderung ist in einen Normalzustand gewechselt.

Risiken und Chancen des Change Management

Change Management betrifft nicht nur große Unternehmen, sondern auch kleine und mittelständige Betriebe gehen durch Veränderungsprozesse. Da jeder einzelne Mitarbeiter betroffen ist und der Erfolg der angestrebten Veränderung nur dann verzeichnet werden kann, wenn jeder mitarbeitet, sollte jedes Unternehmen überlegen: Ist diese Veränderung wirklich notwendig?

Veränderungen bringen zwar einige Vorteile mit sich – Marktanteile hinzugewinnen, Prozesse optimieren, Kosten einsparen oder Ressourcenmanagement optimieren – jedoch sollte man die Risiken dabei nicht unterschätzen.

Laut einer Studie scheitern bis zu 70 Prozent von versuchten Veränderungsprozessen. Dies kann mehrere Gründe haben. Mitarbeiter ziehen nicht an einem Strang, wichtige Entscheidungen werden übergangen, alte Muster können nicht abgelegt werden, Ziele sind unklar definiert, Erfolge werden nicht gewürdigt oder Feedback wird als unwichtig angesehen und nicht berücksichtigt.

Tipps für einen gelungenen Umgang mit Change Management

Wir haben einige Tipps zusammengefasst, die dabei helfen, sich selbst und andere dabei zu unterstützen, besser und mit weniger Problemen durch Anpassungsprozesse zu gehen:

1. Erhalte die Kommunikation aufrecht:
   Indem Mitarbeiter über die gesamte Dauer des Veränderungsprozesses über neue Entwicklungen, Erfolge und Ansprechpartner informiert werden, kann die Unsicherheit reduziert werden und die Wahrscheinlichkeit, den Prozess wie gewünscht zu vollenden, steigt.
2. Schaffe Bewusstsein:
   Durch Maßnahmen wie Informationsveranstaltungen, Coaching und Teambuilding kann den Mitarbeitern klargemacht werden, warum und wie Veränderungen sich positiv auf das Unternehmen auswirken können.
3. Baue Vertrauen auf:
   Wenn Mitarbeiter in die Entscheidungen und Urteile ihrer Vorgesetzten und Kollegen vertrauen können, gehen sie mit weniger Unsicherheit an neue Aufgaben heran. Skepsis und Zukunftsängste werden minimiert.
4. Belohne Erfolge:
   Durch Belohnungen und Anerkennung für Erfolge wird allen Mitarbeitern klargemacht, wie viel Wert auf die Annahme und Ausführung von neuen Aufgaben gelegt wird. Mitarbeiter werden dazu motiviert, mit mehr Interesse an Veränderungen heranzugehen.
5. Nehme Bezug auf konkrete Pläne:
   Wenn Mitarbeitern klar wird, dass neue Prozesse und Aufgaben auf ein bestimmtes Ziel hinarbeiten, von dem das gesamte Unternehmen profitiert, fühlen sie sich eingebunden und als Teil eines größeren Ganzen. So wird Motivation und Arbeitswille angespornt.
6. Reduziere Unsicherheit:
   Kollegen und Mitarbeitern sollte immer wieder klargemacht werden, inwiefern sich Veränderungen auf ihren Arbeitsplatz auswirken. Wenn sie darüber informiert sind, welche Veränderungen sie betreffen, wie sie damit umgehen sollen und wen sie um Hilfe bitten können, reduziert sich der Raum für Spekulationen und Zweifel. Angst um Verlust des Arbeitsplatzes sinkt, Bedürfnisse der Mitarbeiter werden berücksichtigt und Ansprechpartner helfen langfristig dabei, Zweifel zügigst aus dem Weg zu räumen.
   Wenn Veränderungen Überhand nehmen, kann es sich schnell so anfühlen, als ob sich alles Altbekannte in Luft auflöst. Aus diesem Grund sollte Mitarbeitern und Kollegen gezeigt werden, was sich NICHT verändert. So können sie an bestimmten Teilen ihres Alltags festhalten und es wird klar, dass nur einzelne Teile neu und unbekannt sind.
7. Berücksichtige Zeit zur Anpassung:
   Auch wenn Mitarbeiter offen an neue Aufgaben und Veränderungen herangehen, benötigen sie oft einige Zeit, um sich mit neuen Prozessen komplett wohl und sicher zu fühlen. Aus diesem Grund sollte die Projektorganisation während der Aufstellung von Timelines berücksichtigen, dass der Anpassungsprozess etwas länger dauern kann und nicht selbstverständlich ist.