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Aufgaben häufen sich, Deadlines rücken näher, Prokrastination nimmt Überhand – wir alle haben uns schon einmal gewünscht, dass wir mit einer Aufgabe früher angefangen hätten. In diesem Beitrag zeigen wir dir, was dich davon abhält, deine Arbeit produktiv aufzuteilen und wie du dein Zeitmanagement verbessern kannst.

Definition Zeitmanagement

Grob kann Zeitmanagement als “strukturierter Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit” beschrieben werden. Gutes Zeitmanagement zeichnet sich durch die Prüfung aller anstehenden Aufgaben, dem benötigten Zeitaufwand und der Priorisierung aller Verpflichtungen aus. Durch diese Strukturierung soll der gesamte Arbeitsablauf effizienter und sinnvoller gestaltet werden.

Wer täglich gestresst und überfordert an seine Aufgaben herangeht, verliert oft den Überblick, wodurch das Stresslevel nur ansteigt. Durch verbessertes Zeitmanagement kann aber durchaus jeder von uns Stress reduzieren, klare Prioritäten setzen, mehr Überblick bekommen und somit mehr Zeit für persönliche Freiräume schaffen.

Zeitmanagement kann uns dabei helfen, keine wichtigen Aufgaben zu vergessen.Was hält uns davon ab, unser Zeitmanagement zu verbessern?

Noch schnell eine E-Mail beantworten, den Termin auf morgen verschieben oder das persönliche Ziel dann eben doch nicht erreichen: Haben wir einmal eine feste Routine, ist es schwer, seine Gewohnheiten zu ändern.
Aber was hält uns überhaupt davon ab, ein gutes Zeitmanagement durchzusetzen?

  1. Zeit verschwenden:
    Oft fehlt uns die Motivation, mit Elan an eine Aufgabe heranzugehen. Anstatt sich etwas Anderem zuzuwenden und seine Zeit sinnvoll zu nutzen verschwenden wir unsere Zeit an eine Aufgabe, in die wir im Endeffekt doppelt so viel Arbeit stecken müssen.
  2. Keine Pläne ausarbeiten:
    Ohne Deadlines und feste Ziele fällt es leicht, anstehende Verpflichtungen aufzuschieben. Doch diese häufen sich schneller als man anfangs vermutet.
  3. Ohne Motivation an Arbeit herangehen:
    Nicht selten gehen wir unmotiviert und lustlos an Aufgaben heran und brauchen dadurch im Endeffekt viel länger für die Bearbeitung, als eigentlich nötig.
  4. Den Überblick verlieren:
    Termine hier, ein paar Telefonate da und die Mails müssen auch noch beantwortet werden! Ohne festen Zeitplan hat man im Handumdrehen keinen Überblick über seinen Terminkalender mehr.
  5. An unpassenden Routinen festhalten:
    Gewohnheiten helfen bei der Bewältigung von erhöhtem Stress. Doch auf Dauer können diese ungesunden Routinen dazu beitragen, dass wir effizientere Wege, unseren Alltag zu gestalten, ungerechtfertigterweise vernachlässigen.

Warum braucht jeder von uns ein gutes Zeitmanagement?

Auch wenn es schwer sein kann, sich auf neue Routinen einzustellen, hat Zeitmanagement viele Vorteile:

  • Weniger Stress
  • Mehr Lebensqualität
  • Bessere Performance im Job
  • Höhere Effizienz
  • Mehr Freizeit und Kreativität
  • Weniger Prokrastination

Apps können dabei helfen unser Zeitmanagement zu verbessern.Tipps, mit denen du dein Zeitmanagement auf jeden Fall verbessern kannst

Sobald wir erkennen, dass wir unsere Routinen ändern sollten, stehen wir vor der schweren Aufgabe, dauerhaft an unseren Vorsätzen festzuhalten. Im Durchschnitt braucht der Mensch etwa 21 Tage des gleichen Ablaufs, um ein neues Muster nachhaltig in seinen Alltag einzubauen. Was hilft mir dabei, mein Zeitmanagement erfolgreich zu etablieren?

  1. Setze ein Zeitlimit:
    Setzt du dir selbst bestimmte Zeitlimits, in denen du eine Aufgabe fertigstellen willst, führt das zu schnellerer Bewältigung der Aufgabe. Durch beschränkte Zeitfenster erlernst du effizientere Strategien, die langfristig deine Arbeitsweise verbessern.
  2. Mache ausreichend Pausen:
    Stundenlang am Stück arbeiten ist zwar lobenswert, aber selten wirklich produktiv. Nur durch Pausen bleibt der Mensch motiviert, fokussiert und erledigt seine Aufgaben ohne größere Erschöpfungszustände am Ende des Tages.
  3. Priorisiere richtig:
    Um alle wichtigen Verpflichtungen rechtzeitig zu vollenden, sollten diese zuerst bearbeitet werden. Weniger dringende Aufgaben können so am Ende und ohne Stress erledigt werden. So kann Stress vermieden und Produktivität hochgehalten werden.
  4. Arbeite nach System:
    Jeder von uns hat andere Weisen, mit schwierigen und unangenehmen Aufgaben umzugehen. Aus diesem Grund sollte jeder entscheiden, wie er seinen Tag optimal einteilt: Der eine beginnt mit langwierigen Telefonaten, der andere fängt lieber mit schnell beantworteten E-Mails an.
  5. Setze dir Ziele und arbeite auf Meilensteine hin:
    Wenn du dir selbst Ziele setzt, gehst du von Anfang an motiviert und fokussiert an Aufgaben heran und arbeitest auf Dauer effizienter, da du deine selbst gesetzten Meilensteine erreichen willst.
  6. Schreibe täglich eine To-Do-Liste:
    Eine Studie zeigt, dass das Aufschreiben unserer Ziele und Vorhaben die Wahrscheinlichkeit, diese zu erreichen, um 42 Prozent erhöht. Eine To-Do-Liste zu schreiben gibt uns also nicht nur einen Überblick über anstehende Aufgaben, sondern hilft uns auch dabei, mehr von diesen Aufgaben tatsächlich zu meistern.
  7. Plane die gesamte Woche durch:
    Durch das Erstellen eines Zeitplans für die gesamte kommende Woche können wir uns einen guten Überblick verschaffen und außerdem besser mit spontanen Terminen umgehen.
  8. Sei einen Tag zu früh:
    Indem du deine Deadlines einen Tag früher setzt als alle anderen, kannst du Probleme durch überraschende Änderungen vermeiden. So bist du für kurzfristige Problemlösungen gewappnet und hast weniger unvorhergesehenen Stress.
    Deadlines werden bei einem guten Zeitmanagement nicht als stressig empfunden.
  9. Beantworte Mails und Telefonate stapelweise:
    Telefonieren, Mails beantworten und zwischendurch noch kurz an der Präsentation feilen – hört sich zwar produktiv an, stiehlt aber über den Tag hinweg viel Zeit. Aus diesem Grund ist es geschickter, zunächst alle Telefonate abzuarbeiten und erst im Anschluss mit der Präsentation anzufangen. So wird vermieden, dass viele Projekte zwar angefangen, aber im Endeffekt fast nichts beendet wird. Behalte gerade im Kundenkontakt immer den Überblick und nutze CRM-Tools wie monday.com oder Samdock. Auch gratis Tools, wie Asana oder Trello bieten sich als Projektmanagement-Software an. 
  10. Verbanne Ablenkungen aus deinem Umfeld:
    Durch Social Media scrollen hilft zwar manchmal, den Kopf freizubekommen oder neue Inspiration zu finden, aber ist nicht wirklich hilfreich, wenn eine Aufgabe unter Zeitdruck bearbeitet werden muss. Sich auf Gespräche mit Kollegen einlassen, Videos anschauen oder etwas zu essen holen sollte man also lieber als Belohnung für beendete Aufgaben anstatt für Ablenkung nutzen.
  11. Multitasking ist nicht produktiv:
    Auch wenn es so scheint, ist Multitasking nicht wirklich so produktiv wie man es manchmal empfindet – das Gehirn kann sich nicht gleichzeitig auf zwei Dinge fokussieren. Sich nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren hält einen davon ab, mehr Arbeit als nötig in eine Aufgabe zu investieren.
  12. Halte Deadlines ein:
    Deadlines helfen uns dabei, ein Projekt in einzelne Aufgaben aufzubrechen, Strukturen aufrecht zu halten und Erwartungen zu erfüllen. Komplexe Abläufe in Unternehmen können nur durch gemeinsame Deadlines koordiniert werden und sichern so einen reibungslosen Ablauf aller Projekte und Verpflichtungen.
  13. Finde deine top-Performance Zeiten:
    Jeder von uns performt zu verschiedenen Zeiten am Tag anders. Während es viele Leute gibt, die lieber lange schlafen und sich am besten abends konzentrieren können, gibt es genauso viele, die als Frühaufsteher am liebsten morgens arbeiten. Jeder von uns sollte in sich hineinhören, seine produktivsten Zeiten identifizieren und danach gerichtet seine Aufgaben erledigen.
  14. Benutze Erinnerungs-Apps:
    Es ist nicht immer einfach, sich an alle bevorstehenden Termine zu erinnern. Nicht umsonst gibt es unzählige Apps, die dich dabei unterstützen, deinen Terminplan einzuhalten.
  15. Nein sagen zu unnötigen, zeitaufwändigen Aufgaben:
    Auch wenn es nicht immer einfach ist: Ist dein Terminplan zu voll, solltest du nicht noch weitere Aufgaben und Verpflichtungen annehmen. Gutes Zeitmanagement beinhaltet auch zu wissen, wo Grenzen gesetzt werden müssen.

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