Zeitmanagement: Die wichtigsten Fragen im Überblick

  • Was bedeutet Zeitmanagement?
  • Was hält uns davon ab, unser Zeitmanagement zu verbessern?
  • So wirst du erfolgreich!

Definition: Zeitmanagement

Grob kann Zeitmanagement als „strukturierter Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit“ beschrieben werden. Gutes Zeitmanagement zeichnet sich durch die Prüfung aller anstehenden Aufgaben, dem benötigten Zeitaufwand und der Priorisierung aller Verpflichtungen aus. Durch diese Strukturierung soll der gesamte Arbeitsablauf effizienter und sinnvoller gestaltet werden.

Wer täglich gestresst und überfordert an seine Aufgaben herangeht, verliert oft den Überblick, wodurch das Stresslevel nur ansteigt. Durch verbessertes Zeitmanagement kann aber durchaus jeder von uns Stress reduzieren, klare Prioritäten setzen, mehr Überblick bekommen und somit mehr Zeit für persönliche Freiräume schaffen.

Zeitmanagement kann uns dabei helfen, keine wichtigen Aufgaben zu vergessen.

Was hält uns davon ab, unser Zeitmanagement zu verbessern?

Noch schnell eine E-Mail beantworten, den Termin auf morgen verschieben oder das persönliche Ziel dann eben doch nicht erreichen: Haben wir einmal eine feste Routine, ist es schwer, seine Gewohnheiten zu ändern.

Aber was hält uns überhaupt davon ab, unsere Zeit sinnvoll einzuteilen?

1. Zeit verschwenden:

Oft fehlt uns die Motivation, mit Elan an eine Aufgabe heranzugehen. Anstatt sich etwas Anderem zuzuwenden und seine Zeit sinnvoll zu nutzen, verschwenden wir unsere Zeit an eine Aufgabe, in die wir im Endeffekt doppelt so viel Arbeit stecken müssen. Dadurch sind wir an einem guten Zeitmanagement gehindert.

2. Keine Pläne ausarbeiten:

Ohne Deadlines und feste Ziele fällt es leicht, anstehende Verpflichtungen aufzuschieben. Doch diese häufen sich schneller als man anfangs vermutet.

3. Ohne Motivation an Arbeit herangehen:

Nicht selten gehen wir unmotiviert und lustlos an Aufgaben heran und brauchen dadurch im Endeffekt viel länger für die Bearbeitung, als eigentlich nötig. Dabei hilft ein gutes Zeitmanagement ungemein!

4. Den Überblick verlieren:

Termine hier, ein paar Telefonate da und die Mails müssen auch noch beantwortet werden! Ohne festen Zeitplan hat man im Handumdrehen keinen Überblick über seinen Terminkalender mehr.

5. An unpassenden Routinen festhalten:

Gewohnheiten helfen bei der Bewältigung von erhöhtem Stress. Doch auf Dauer können diese ungesunden Routinen dazu beitragen, dass wir effizientere Wege, unseren Alltag zu gestalten, ungerechtfertigterweise vernachlässigen.

Warum brauchst du ein gutes Zeitmanagement?

Auch wenn es schwer sein kann, sich auf neue Routinen einzustellen, hat gutes Zeitmanagement viele Vorteile:

  • Weniger Stress
  • Mehr Lebensqualität
  • Bessere Performance im Job
  • Höhere Effizienz
  • Mehr Freizeit und Kreativität
  • Weniger Prokrastination

Tipps für ein besseres Zeitmanagement. Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

Tipps für ein gutes Zeitmanagement

Es gibt viele Methoden. Sobald wir erkennen, dass wir unsere Routinen ändern sollten, stehen wir vor der schweren Aufgabe, dauerhaft an unseren Vorsätzen festzuhalten. Im Durchschnitt braucht der Mensch etwa 21 Tage des gleichen Ablaufs, um ein neues Muster nachhaltig in seinen Alltag einzubauen. Was hilft dir dabei, dein Zeitmanagement verbessern zu können?

1. Setze ein Zeitlimit

Eine der wichtigsten Methoden des Zeitmanagements: Setzt du dir selbst bestimmte Zeitlimits, in denen du eine Aufgabe fertigstellen willst, führt das zu schnellerer Bewältigung der Aufgabe. Durch beschränkte Zeitfenster erlernst du effizientere Strategien, die langfristig deine Arbeitsweise verbessern. Zeitlimits helfen, dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen. 

2. Mache ausreichend Pausen

Stundenlang am Stück arbeiten ist zwar lobenswert, aber selten wirklich produktiv. Nur durch Pausen bleibt der Mensch motiviert, fokussiert und erledigt seine Aufgaben ohne größere Erschöpfungszustände am Ende des Tages.

3. Setze klare Prioritäten

Um alle wichtigen Verpflichtungen rechtzeitig zu vollenden, sollten diese zuerst bearbeitet werden. Weniger dringende Aufgaben können so am Ende und ohne Stress erledigt werden. So kann Stress vermieden und Produktivität hochgehalten werden. Dieser Tipp hat ein Abonnement für so ziemlich jede Liste über Selbstoptimierung und Zeitmanagement. Hierzu passt übrigens gut die ABC-Methode. Ein griffiger und professionell klingender Name für das Prinzip, seine Aufgaben einfach nur in drei Prioritätsstufen zu unterteilen. A bedeutet Priorität hoch! Sollte man unverzüglich angehen. B und C stehen für nachgeordnet wichtig eingeschätzte Tätigkeiten, die man vielleicht auch an andere delegieren kann. Man könnte sie alternativ auch die 123-Methode, die Gold-Silber-Bronze-Methode, die Heiß-Warm-Kalt-Methode oder die dreistufige Prioritäten-Methode nennen. 

Das Setzen von Prioritäten bei der Arbeit macht selbstverständlich Sinn. Wo nicht? . Doch es ist nicht immer einfach, ein gutes Zeitmanagement hinzubekommen. Dabei geht es nicht nur um einzelne Arbeitsschritte, sondern eventuell auch um die Frage, ob man die vorgegebene Zeit des Kunden einhält, ihm aber auch klarmacht, dass die Qualität der Arbeit darunter etwas leiden könnte. Besonders in Corona-Zeiten sind unter anderem im Homeoffice arbeitende Eltern gefragt, jeden Tag Prioritäten zu setzen und vielleicht neuen Situationen anzupassen. Kleinere Kinder werden sich nicht widerspruchslos in den Arbeitsplan der Eltern integrieren lassen und sich an genaue Zeiten für Hunger, Spielen oder den Toilettengang halten.

4. Arbeite nach System

Jeder von uns hat andere Weisen, mit schwierigen und unangenehmen Aufgaben umzugehen. Aus diesem Grund sollte jeder entscheiden, wie er seinen Tag optimal einteilt: Der eine beginnt mit langwierigen Telefonaten, der andere fängt lieber mit schnell beantworteten E-Mails an.

5. Setze dir Ziele und arbeite auf Meilensteine hin

Wer arbeitet heute nicht mit bestimmten Zielen? Nein, so einfach ist das natürlich nicht. Dahinter steht, die eigenen Aufgaben im Hinblick auf die vorhandene Zeit und die eigenen Ressourcen zu überprüfen. Zudem werden uns ja auch vordefinierte Ziele gesetzt – von Auftraggebern, Vorgesetzten, dem Team, Kunden und so weiter.

Wenn du dir selbst Ziele setzt, gehst du von Anfang an motiviert und fokussiert an Aufgaben heran und arbeitest auf Dauer effizienter, da du deine selbst gesetzten Meilensteine erreichen willst.

Es geht auch nicht einfach nur darum, zu bestimmten Uhrzeiten etwas abgeschlossen zu haben. Es gibt beispielsweise auch qualitative Ziele. Vielleicht kann man einem Kunden bis zu einem bestimmten Zeitpunkt etwas fertigstellen. Aber reicht die Zeit, um auch meine eigenen Qualitätsstandards zu erfüllen?

6. Schreibe täglich eine To-do-Liste

Eine Studie zeigt, dass das Aufschreiben unserer Ziele und Vorhaben die Wahrscheinlichkeit, diese zu erreichen, um 42 Prozent erhöht. Eine To-do-Liste zu schreiben gibt uns also nicht nur einen Überblick über anstehende Aufgaben, sondern hilft uns auch dabei, mehr von diesen Aufgaben tatsächlich zu meistern.

7. Eine andere Methode des Zeitmanagements – Salamitaktik: zerlegen und nacheinander abarbeiten

Tipps dieser Art stehen in enger Verbindung zu To-do-Listen. Und auch hierbei handelt es sich um Tipps, mit denen sich Berater schon vor 30 oder 40 Jahren ein hohes Renommee aufzubauen versuchten. Doch gerade in den letzten 15 Jahren hat sich einiges grundsätzlich verändert.

Besonders in Bezug auf komplexe Planungen und Aufgaben hat die digitale Wirtschaft in den letzten Jahren viel geleistet. Moderne Datenverarbeitung ist ohne sie nicht mehr möglich. Allerdings nimmt uns die entsprechende Software nur ausführende Prozess ab. Ihre Programmierung, ihr Einsatz, das sinnvolle und zielorientierte Füttern mit Daten erfordert ein viel höheres Maß an Multitasking-Fähigkeiten als früher. Denken Sie zum Beispiel an den Onlinehandel. Was nützen all die erhobenen Kundendaten, wenn sie niemand zu nutzen versteht? Das betrifft aber nicht nur das gehobene Management, sondern streng genommen jeden, der heute mit einem Computer arbeitet.

In beruflichen Alltag vieler Bereiche wird sowohl Multi-Tasking als auch Monotasking erwartet. Die oben genannten Tipps können heute nur noch als einzelne Aspekte im beruflichen Alltag verstanden werden. Inwieweit sie hilfreich sind – das kann nur jeder für sich entscheiden. Vielleicht animieren sie dazu, gezielt über eigene Stärken und Schwächen in der Selbstorganisation nachzudenken. Das wäre sicher sinnvoll.

8. Plane die gesamte Woche durch

Durch das Erstellen eines Zeitplans für die gesamte kommende Woche können wir uns einen guten Überblick verschaffen und außerdem besser mit spontanen Terminen umgehen.

Hinter Tipps wie einer To-Do-Liste steht die Fähigkeit, abschätzen zu können, was man bis wann in welcher Qualität und unter Einbeziehung alltäglicher „Störfaktoren“ leisten kann. Eine realistische Einschätzung bringt Erfolgserlebnisse mit sich, eine regelmäßig zu optimistische lässt schnell Frust aufkommen.

Außerdem kann man darin eine Hilfe sehen, sich zwischendurch auf Einzelheiten zu konzentrieren, ohne befürchten zu müssen, den gesamten Auftrag dadurch aus den Augen zu verlieren. Und zuletzt ist es in der Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden sehr hilfreich, mögliche Verzögerungen rechtzeitig zu erkennen und Pläne gemeinsam anzupassen.

9. Sei einen Tag zu früh

Indem du deine Deadlines einen Tag früher setzt als alle anderen, kannst du Probleme durch überraschende Änderungen vermeiden. So bist du für kurzfristige Problemlösungen gewappnet und hast weniger unvorhergesehenen Stress.

Apps können dabei helfen unser Zeitmanagement zu verbessern.

10. Beantworte Mails und Telefonate stapelweise

Telefonieren, Mails beantworten und zwischendurch noch kurz an der Präsentation feilen – hört sich zwar produktiv an, stiehlt aber über den Tag hinweg viel Zeit. Aus diesem Grund ist es geschickter, zunächst alle Telefonate abzuarbeiten und erst im Anschluss mit der Präsentation anzufangen. So wird vermieden, dass viele Projekte zwar angefangen, aber im Endeffekt fast nichts beendet wird. Behalte gerade im Kundenkontakt immer den Überblick und nutze CRM-Tools wie monday.com oder Samdock. Auch gratis Tools, wie Asana oder Trello bieten sich als Projektmanagement-Software an. 

11. Verbanne Ablenkungen aus deinem Umfeld

Durch Social Media scrollen hilft zwar manchmal, den Kopf freizubekommen oder neue Inspiration zu finden, aber ist nicht wirklich hilfreich, wenn eine Aufgabe unter Zeitdruck bearbeitet werden muss. Sich auf Gespräche mit Kollegen einlassen, Videos anschauen oder etwas zu essen holen sollte man also lieber als Belohnung für beendete Aufgaben anstatt für Ablenkung nutzen.

12. Gutes Zeitmanagement: Multitasking ist nicht produktiv

Auch wenn es so scheint, ist Multitasking nicht wirklich so produktiv, wie man es manchmal empfindet und schadet zudem dem Zeitmanagement – das Gehirn kann sich nicht gleichzeitig auf zwei Dinge fokussieren. Sich auf mehrere Aufgaben gleichzeitig zu konzentrieren hält einen davon ab, mehr Arbeit als nötig in eine Aufgabe zu investieren.

13. Halte Deadlines ein

Deadlines helfen uns dabei, ein Projekt in einzelne Aufgaben aufzubrechen, Strukturen aufrecht zu halten und Erwartungen zu erfüllen. Komplexe Abläufe in Unternehmen können nur durch gemeinsame Deadlines koordiniert werden und sichern so einen reibungslosen Ablauf aller Projekte und Verpflichtungen.

14. Finde deine Top-Performance Zeiten

Jeder von uns performt zu verschiedenen Zeiten am Tag anders. Während es viele Leute gibt, die lieber lange schlafen und sich am besten abends konzentrieren können, gibt es genauso viele, die als Frühaufsteher am liebsten morgens arbeiten. Jeder von uns sollte in sich hineinhören, seine produktivsten Zeiten identifizieren und danach gerichtet seine Aufgaben erledigen.

15. Benutze Erinnerungs-Apps

Es ist nicht immer einfach, sich an alle bevorstehenden Termine zu erinnern. Nicht umsonst gibt es unzählige Apps, die dich dabei unterstützen, deinen Terminplan einzuhalten.

16. Nein sagen zu unnötigen, zeitaufwändigen Aufgaben

Auch wenn es nicht immer einfach ist: Ist dein Terminplan zu voll, solltest du nicht noch weitere Aufgaben und Verpflichtungen annehmen. Gutes Zeitmanagement beinhaltet auch zu wissen, wo Grenzen gesetzt werden müssen.

17. Workflow im Blick behalten

Fast alle Menschen, auch Freiberufler, arbeiten im Verbund mit anderen – Kollegen, Kooperationspartnern, Kunden, Sub-Dienstleistern und mehr. In immer mehr Berufen gilt es als Schlüsselqualifikation, eigenverantwortlich planen und koordinieren zu können. Die Komplexität moderner Arbeitswelten zeigt sich beispielsweise in der Automobilindustrie. Natürlich gibt es dort auch übergeordnete Manager, Team-Manager, deren Hauptaufgabe in der Überwachung von Projekten liegt. Besonders amerikanische Unternehmen aus dieser Branche haben nicht selten ganze Abteilungen, deren einzige Aufgabe darin besteht, Team- und Projektmanager bei der Koordination zwischen Lieferanten, Test-Labors, Designern, dem Einkauf und Ingenieuren zu unterstützen und alle Lieferungs- und Logistik-Prozesse zu managen.

Arbeitsprozesse können heute auf allen Ebenen und durch das Potenzial digitaler Technologien deutlich komplexer strukturiert sein. Dadurch werden sie zu einem immer wichtigeren Zeitfaktor, den man immer parat haben sollte. Beispielsweise auch dann, wenn man als Selbständiger für sich bestimmte Prozesse definiert hat, ein Kunde aber möchte, dass man seine Prozesse, seine Software und seine Prioritäten übernimmt. Immer mehr Möglichkeiten schaffen immer mehr Unterschiede und damit auch immer mehr Konfliktpotenzial. Ein gutes Zeitmanagement hilft uns dabei, uns wieder mehr ins Gleichgewicht zu bringen.

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