Mit diesen Tipps gelingt ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Mit diesen Tipps gelingt ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Wenn das oftmals jährlich stattfindende Mitarbeitergespräch (u. a. auch Jahresgespräch oder Feedbackgespräch genannt) ansteht, dreht sich vielen Mitarbeitern schon beim ersten Gedanken daran der Magen um. Doch nicht nur Mitarbeiter empfinden die Gespräche als belastend. Auch für die Vorgesetzen können Mitarbeitergespräche sehr fordernd sein und als Zusatzaufgabe im ohnehin schon vollgepacktem Arbeitsalltag betrachtet werden. Spätestens wenn es darum geht, nicht erfüllte Anforderungen beim Mitarbeiter anzusprechen, wird auch dem Vorgesetzen unwohl.

Ein Mitarbeitergespräch kann jedoch als hilfreiches Instrument im Hinblick auf die eigene Zielerreichung fungieren und positive Effekte für die berufliche Weiterentwicklung im Unternehmen sowie eine gesunde Führungskultur haben. Entscheidend ist die persönliche Einstellung zum Mitarbeitergespräch und wie dieses gestaltet wird. Deshalb ist die richtige Vorbereitung die wichtigste Stütze für ein anstehendes Mitarbeitergespräch. Was sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte vor dem Gespräch beachten sollten und was sie im Mitarbeitergespräch auf jeden Fall vermeiden sollten..

Wieso werden Mitarbeitergespräche geführt?

Das Mitarbeitergespräch ist ein Instrument des Personalmanagements. Es kann abhängig vom Unternehmen in regelmäßigen Zyklen, z. B. jährlich, einmal im Quartal oder halbjährlich in Form von Beurteilungs- oder Fördergesprächen oder zu bestimmten Anlässen stattfinden. Mitarbeitergespräche haben einen großen Mehrwert für das Unternehmen, denn sie können das Arbeitsklima positiv beeinflussen, indem sie für Transparenz und Klarheit zwischen der Führungskraft und dem Mitarbeiter sorgen.

Anlässe und Themen von Mitarbeitergesprächen können sein:

• Jahresgespräche
• Probezeit
• Projektabschlüsse
• Zielvereinbarungen
• Beurteilungen
• Entwicklung und Förderung der Mitarbeiter
• Einführung in die Betriebsgemeinschaft
• Anerkennung von Leistungen
• Kritik von Fehlverhalten und unzureichenden Leistungen
• Konfliktbewältigung
• Fehlzeitengespräch
• Abmahnung
• Kündigungs- und Trennungsgespräche
• Übertragung von Aufgaben
• Kenntnisweitergabe

Der Arbeitsalltag bietet oft nicht die richtige Zeit und den passenden Rahmen, um die eigenen Leistungen und Verhaltensweisen zu reflektieren. Daher bietet das Mitarbeitergespräch die Chance, einmal inne zu halten und die Arbeitssituation, die erbrachte Leistung und den Umgang miteinander näher zu beleuchten und zu erfahren, wie diese von den Gesprächspartnern wahrgenommen werden.

Wie läuft ein Mitarbeitergespräch ab?

1. Gesprächseinstieg: Freundliche Begrüßung, Smalltalk, Anlass, Ziele und zeitlicher Rahmen werden angesprochen
2. Offene Aussprache: Erfolge des Mitarbeiters, konstruktive Kritik, Gegenseitiges Feedback
3. Sachliches Kerngespräch: Planung von Aufgaben, Formulierung von Zielen, Perspektiven, Veränderungen und Förderung diskutieren
4. Gesprächsabschluss: zuversichtlicher Blick in die Zukunft, motivierender Abschluss, Unterzeichnung des Protokolls

Wie bereiten sich Führungskräfte am besten vor?

Damit ein Mitarbeitergespräch möglichst angenehm abläuft und die Führungskraft souverän auftritt, muss das Mitarbeitergespräch im Vorfeld gut geplant werden. Sowohl organisatorische als auch inhaltliche Aspekte des Gesprächs müssen möglichst zeitnah durchdacht werden.

Leitfaden für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch:

VORHER:

• Anlass definieren
• organisatorische Eckpunkte bestimmen
• Themen festlegen
• Ziele definieren
• Einladung versenden

WÄHRENDDESSEN:

• Smalltalk einleiten
• Themen ansprechen
• Protokoll anlegen
• Austausch fördern
• Ziele formulieren

NACHHER:

• Ergebnisprotokoll auswerten
• Zukunfsperspektive festlegen

Folgende Checkliste hilft bei der organisatorischen Planung eines erfolgreichen Mitarbeitergesprächs:

• Wann findet das Gespräch statt?
• Wo findet das Gespräch statt?
• Wurde (falls nötig) ein Besprechungsraum gebucht?
• Ist der Besprechungsraum vorbereitet?
• Wurde genügend Zeit eingeplant?
• Sind Störungen ausgeschlossen?
• Wurde der Mitarbeiter rechtzeitig über den Termin und Ort und Gesprächsinhalt informiert?
• Sind alle benötigten Unterlagen vorbereitet?
• Stehen die nötigen Hilfsmittel zur Verfügung (z. B. Visualisierungen, Block)?
• Bestehen faire Sitzverhältnisse?
• Steht eine Bewirtung bereit?

Neben der organisatorischen Planung sollten sich Führungskräfte genaue Gedanken darüber machen, welche Punkte sie im Gespräch ansprechen möchten und wie sie das am besten bewältigen. Die genauen Ziele des Gesprächs müssen definiert sein. Hat ein Mitarbeitergespräch zuvor schon einmal stattgefunden? Dann sollten sich Führungskräfte intensiv mit dem Gesprächsprotokoll des vorherigen Gesprächs auseinandersetzen und Bilanzen ziehen.

Checkliste für die inhaltliche Gesprächsplanung:

• Wurden die vereinbarten Ziele erreicht?
• Wie hat sich die Performance im Vergleich zum Vorjahr entwickelt?
• Werden alle Aufgaben erfüllt?
• Ist Motivation vorhanden?
• Wie ist die Kommunikation im Team?
• Wie ist das Stressverhalten?
• Wie sind die Softskills?
• Ist die Arbeitsweise agil?
• Ist ein Lernwille vorhanden?
• Wird Kritik angenommen?
• Wie ist das Verhalten Vorsetzten gegenüber?
• Wie ist das Verhalten anderen Kollegen gegenüber?
• Wie werden Konflikte ausgetragen?

Über all diese Fragen muss sich der Vorgesetze im Vorfeld gründliche Gedanken machen, um die Arbeitsweise des Mitarbeiters gewissenhaft beurteilen zu können.

Wie bereiten sich Mitarbeiter vor?

Auch für den Mitarbeiter gilt: Niemals auf Gut-Glück in ein Mitarbeitergespräch gehen! Durch eine gute Gesprächsvorbereitung kann der Mitarbeiter sicher auftreten und einen guten Eindruck beim Vorgesetzten machen. Er kann die Gelegenheit nutzen um seine Wünsche oder Veränderungsvorschläge zu äußern.

Haben in der Vergangenheit bereits Mitarbeitergespräche stattgefunden? Dann sollten sich Mitarbeiter im Vorfeld intensiv mit dem Gesprächsprotokoll vom letzten Gespräch auseinandersetzen. Sie sollten selbstreflektiert die eigene Leistung betrachten und ehrlich zu sich selbst sein.

Das angekündigte Jahresgespräch bietet außerdem die optimale Gelegenheit eine Gehaltserhöhung anzusprechen. Dazu ist es jedoch zwingend notwendig, schlüssige Argumente anzubringen, die eine Gehaltsanpassung begründen. Wurde das Aufgabengebiet erweitert? Wurden die vereinbarten Ziele weitaus übertroffen? Kann das Unternehmen durch die Mehrarbeit oder eine effizientere Arbeitsweise Geld einsparen? Bei der Bitte um eine Gehalterhöhung ist es essenziell, gute Erfolgsindikatoren parat zu haben und die entsprechenden Zahlen vorweisen zu können.

Um für ein Mitarbeitergespräch ideal vorbereitet zu sein, sollten sich Mitarbeiter außerdem über Themen wie die Zusammenarbeit im Unternehmen, Aufgabenverteilung, die aktuelle Arbeitssituation, und die Entwicklungszeile ausführliche Gedanken machen.

Zusammenarbeit:

• Wie läuft die Zusammenarbeit mit den anderen Arbeitskollegen?
• Wie kann die Zusammenarbeit verbessert werden?
• Werden Informationen im Arbeitsprozess zufriedenstellend weitergegeben?
• Welche Anpassungen beim Führungsverhalten wären wünschenswert?

Aufgabenverteilung:

• Gibt es Kritikpunkte an der Arbeitsverteilung im Unternehmen?
• Gibt es Wünsche in Bezug auf den Arbeitsbereich?
• Gibt es über- oder unterfordernde Projekte?

Aktuelle Arbeitssituation:

• Wie ist das allgemeine Arbeitsklima im Unternehmen?
• Wo gibt es Probleme im Arbeitsumfeld?
• Wie ist die aktuelle Motivation bei bestehenden Projekten?

Entwicklungsmöglichkeiten:

• Wie soll die berufliche Entwicklung aussehen?
• Werden Schulungen oder Fördermaßnahmen benötigt?
• Gibt es spezifische Projektziele?
• Gibt es Gegebenheiten oder Praktiken im Unternehmen, die der beruflichen Entwicklung im Wege stehen?
• Besteht der Wunsch nach einer Gehaltsanpassung?

Was sollte man bei einem Mitarbeitergespräch unbedingt vermeiden?

Um ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch führen zu können, gibt es wichtige Punkte, die unbedingt beachtet werden sollten. Andernfalls kann das Gespräch kontraproduktiv sein und in einem Debakel enden. Reden die Gesprächspartner einfach aus dem Bauch heraus darauf los, ohne feste Struktur und Gesprächsregeln, ist die Gefahr groß in üble Fettnäpfchen zu treten.

Die Verantwortung für den Gesprächsverlauf liegt hierbei beim Vorgesetzten. Dennoch gibt es einige Punkte, die beide Gesprächspartner beachten sollten.

Don`ts:

Unsachlichkeit vermeiden:

Auch wenn die schon bestehende Beziehung einen Einfluss auf das Mitarbeitergespräch hat und meist eine vorhandene Grundeinstellung, mit der jeder ins Gespräch geht, sollten beide immer mit positiven Mindset ins Gespräch gehen. Du solltest unbedingt vermeiden, persönliche oder gar provokante Aussagen zu treffen. Beide Parteien sollten immer sachlich bleiben und angemessen auf konstruktive Kritik reagieren.

Keine Monologe halten:

Mitarbeitergespräche sind keine Einbahnstraße. Jeder Gesprächsteilnehmer sollte die Chance bekommen, seine eigene Sichtweise darzustellen und offen über Anliegen zu sprechen. Dabei müssen sich beide Parteien gegenseitig zuhören und auf die Argumente des Gegenübers eingehen. Beide sind meistens so sehr damit beschäftigt, über die eigene Sichtweise und eigene Gedankengänge nachzudenken, dass der Gesprächspartner häufig nicht die notwendige Aufmerksamkeit und Wertschätzung erhält und damit wichtige Informationen untergehen. Aktives Zuhören ist ein wesentlicher Schlüssel für erfolgreiche Kommunikation.

Schuldzuweisungen vermeiden:

Hand aufs Herz: Wenn dem Gegenüber Vorwürfe gemacht werden, dann passiert es schnell, dass dieser auf stur schaltet. Fallen Aussagen wie: „Sie bemühen sich ja nie“ oder „Sie kommen immer zu spät“ ist ein Konflikt schon vorprogrammiert. Dann ist die Gefahr groß, dass der Gesprächspartner für nichts mehr zugänglich ist. Anstelle der Formulierung: „Sie sind schuld, dass wir den Kunden verloren haben“ sollte die sogenannte Ich-Botschaft positiv formuliert werden: „Es hat mich geärgert, dass das Projekt scheiterte und wir damit einen wichtigen Kunden an den Wettbewerb verloren haben.“ In beiden Aussagen wird das gleiche Problem angesprochen. Mit der ersten Formulierung „Sie sind schuld“ ist ein direkter Angriff verbunden, während im zweiten Fall das eigene Empfinden angesprochen wird. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Gesprächsbeteiligten nicht in der Vergangenheit verbleiben, sondern den Blick nach vorne richten.

Dos:

• Schaffe eine gute Gesprächsatmosphäre
• Kommuniziere eindeutig
• Zeige Wertschätzung
• Vermeide Schuldzuweisungen
• Achte auf die Signale Ihres Gesprächspartners
• Achte auf die Körpersprache deines Gesprächspartners
• Betrachte das Gespräch aus dem Blickwinkel Ihres Gesprächspartners

Fazit

Mitarbeitergespräche stellen eine echte Chance dar, damit sich Mitarbeiter und Führungskraft über die gegenseitigen Erwartungen und Einschätzungen austauschen können und die Zusammenarbeit verbessern.

Es kann vor allem gewinnbringend genutzt werden, wenn auch ein Feedback seitens des Mitarbeiters erfolgt und dieser aktiv in den Prozess miteingebunden wird.

Das richtige Setting (rechtzeitige Einladung zum Gespräch, ungestörte Gesprächsatmosphäre, ausreichend Zeit) ist eine wichtige Voraussetzung für einen guten Gesprächsverlauf.

Durch die Vereinbarung von klar definierten Zielen lässt sich die Leistung eines Mitarbeiters konkret bewerten und auch für den Mitarbeiter transparent darlegen.

Werden die oben genannten Tipps beachtet, können sich sowohl die Führungskraft als auch der Mitarbeiter gut vorbereitet in ein Mitarbeitergespräch begeben. Denn dann steht einem angenehmen Dialog mit zuversichtlichem Blick in die Zukunft nichts im Wege.